1. पत्राचार का निपटान
- सरकारी विभागों, विश्वविद्यालयों, छात्रों और जनता से प्राप्त संचार में संस्थान के अधिकारियों के विभिन्न स्तरों पर भाग लिया जा रहा है और उनका निपटारा किया जा रहा है।
- नियमित मामलों को संबंधित अनुभाग प्रमुखों द्वारा माना जाता है और उनका निपटारा किया जाता है।
- महत्वपूर्ण मामलों / नीति मामलों को मुख्य प्रशासनिक अधिकारी, डीन (लेखा और प्रशासन), डीन (अकादमिक) और निदेशक और विचार के लिए निदेशक जैसे उच्च स्तरीय प्राधिकरणों तक बढ़ाया जाता है।
- जहां भी बोर्ड या उप समिति जैसे वित्त समिति, बिल्डिंग वर्क्स कमेटी, कैंपस डेवलपमेंट कमेटी इत्यादि की मंजूरी आवश्यक है, ऐसे मामलों को संबंधित समिति में निर्णय के लिए रखा जाता है।
2. मामलों के विभिन्न प्रकार और अंतिम निपटान के स्तर के सबमिशन का चैनल
| S No | मामलों का प्रकार | अंतिम निपटान का स्तर | सबमिशन का चैनल |
|---|---|---|---|
| 1 | नीतिगत मामले | दलदल
|
साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन / निदेशक |
| 2 | वार्षिक योजना | दलदल | मुख्य लेखा अधिकारी / डीन / निदेशक |
| 3 | भर्ती नियमों पर सभी मामले | दलदल | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन / निदेशक |
| 4 | संकाय सदस्यों की नियुक्ति / संवर्धन | दलदल | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन / निदेशक |
| 5 | गैर-शिक्षण समूह-ए अधिकारियों की नियुक्ति / संवर्धन | दलदल | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन / निदेशक |
| 6 | समूह बी और सी कर्मचारियों की नियुक्ति / संवर्धन | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन |
| 7 | प्रवेश प्रक्रिया | अध्यक्ष प्रवेश | हेएए |
| 8 | प्रवेश से संबंधित यात्राएं | अध्यक्ष प्रवेश | हेएए/अध्यक्ष प्रवेश |
| 9 | ट्रेवल्स | अध्यक्ष / निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / निदेशक |
| 10 | समूह ए और बी अधिकारियों और समूह सी कर्मचारियों के स्थानांतरण / पोस्टिंग | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन |
| 11 | कार्यालय आवास स्थानांतरित / कमरे के आवंटन | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी |
| 12 | अदालत के मामले | निदेशक | अधिकारी चिंतित और / सीएओ / डीन |
| 13 | बीओजी मीटिंग्स / एजेंडा पेपर | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन |
| 14 | वित्त समिति की बैठकें / एजेंडा पत्र | निदेशक | एफए / मुख्य लेखा अधिकारी / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन |
| 15 | वार्षिक विवरण | दलदल | सीएओ / डीन / निदेशक |
| 16 | कंसल्टेंट्स की सगाई | दलदल | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन / निदेशक |
| 17 | प्रशिक्षण | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन / निदेशक |
| 18 | बजटीय मामले | दलदल | एफए / सीएओ / सीएओ / डीन / निदेशक / वित्त समिति |
| 19 | बीई और आरई के लिए प्रस्ताव | दलदल | एफए और सीएओ / सीएओ / डीन / निदेशक / वित्त समिति |
| 20 | धन का पुन: विनियमन | दलदल | एफए और सीएओ / सीएओ / डीन / निदेशक / वित्त समिति |
| 21 | लेखापरीक्षा आपत्तियां | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन |
| 22 | पासपोर्ट जारी करने के लिए कोई आपत्ति नहीं | सीओओ | साओ-मानव संसाधन |
| 23 | सतर्कता निकासी | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन |
| 24 | पुरानी फाइलों से रिकॉर्ड / समीक्षा / खरपतवार | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन |
| 25 | एफएए / पीआईओ / एपीआईओ की नियुक्ति | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी / डीन |
| 26 | छुट्टी की स्वीकृति | गैर-शिक्षण के लिए संकाय और सीएओ के निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ |
| 27 | ठेकेदारों की सगाई | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन |
| 28 | विभिन्न बिलों का भुगतान / प्रतिपूर्ति | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ |
| 29 | पुनर्वास भत्ता | निदेशक | एसीसीटीटी / एफए और सीएओ / सीएओ ... |
| 30 | एलटीसी के उद्देश्य के लिए होम टाउन की घोषणा की स्वीकृति | मुख्य लेखा अधिकारी | साओ-मानव संसाधन |
| 31 | एलटीसी / टीए का समायोजन / दावा बिल | निदेशक | एसीसीटीटी / एफए और सीएओ / सीएओ |
| 32 | टेलीफोन बिलों की प्रतिपूर्ति | निदेशक | एसीसीटीटी / एफए और सीएओ / सीएओ |
| 33 | कार्यालय उपकरण की खरीद | निदेशक | ओए / सीएओ |
| 34 | मुद्रण | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी |
| 35 | कार्यालय उपकरण का रखरखाव | निदेशक | साओ-मानव संसाधन / मुख्य लेखा अधिकारी |
| 36 | कार्यालय स्वचालन / कम्प्यूटरीकरण से संबंधित सभी कार्य | निदेशक | SYSADMIN / अध्यक्ष आईटी कमेटी / सीएओ / डीन |
| 37 | कंसल्टेंट्स का शुल्क | निदेशक | संबंधित अधिकारी / सीएओ / डीन |
| 38 | स्टेशनरी आइटमों की खरीद | निदेशक | एसएओ-एचआर / सीएओ |
| 39 | डाक से संबंधित सभी मामले और डिस्पैच सेक्शन | निदेशक | एओ / मुख्य लेखा अधिकारी |
| 40 | फर्नीचर / मरम्मत / रखरखाव की खरीद | निदेशक | ओएए / सीएओ |
| 41 | मासिक वेतन और पूरक बिल की तैयारी | निदेशक | एसीसीटी / ए और सीएओ / सीएओ |
| 42 | फॉर्म -16 और 16-एकी तैयारी | निदेशक | एसीसीटीटी / एफए और सीएओ / सीएओ |
| 43 | आरटीआई उत्तरों | पीआईओ | एपीआईओ |
| 44 | आरटीआई अपील | एफएए | एपीआईओ |
| 45 | ट्यूशन शुल्क विधेयक की प्रतिपूर्ति | निदेशक | एसीसीटीटी / एफए और सीएओ / सीएओ |
| ध्यानदें: जिन मुद्दों पर किसी समिति की सिफारिश की आवश्यकता है, संबंधित समिति चर्चा करेगी और इसकी सिफारिश करेगी जो बीओजी / निदेशक की मंजूरी के लिए संबंधित प्रशासनिक प्रमुख द्वारा सीएओ और डीन के माध्यम से हो सकती है। | |||
3.निर्णय लेने की प्रक्रिया का प्रवाह-चार्ट
1.3.3. संबंधित प्रावधान, अधिनियम, नियम आदि
आईआईएम नियम 2018 के अनुसार
Aआईआईएम अधिनियम 2017 के अनुसार
बैंक ऑफ जॉर्जिया द्वारा अनुमोदित सेवा विनियमन 2015 के अनुसार
आईआईएम तिरुचिरापल्ली द्वारा समय-समय पर जारी किए गए नोटिस/आदेशों के अनुसार
1.3.4. यदि कोई निर्णय लेने की समयसीमा है तो वह क्या है?
सभी विभागों से प्राप्त प्रत्येक अनुरोध के लिए निर्णय लेने की समय सीमा अलग-अलग होती है। विभिन्न विभागों से प्राप्त नियमित मामले समयबद्ध प्रकृति के होते हैं और संस्थान द्वारा दी गई समय सीमा के भीतर निपटा दिए जाते हैं। संस्थान यथाशीघ्र निर्णय लेने का प्रयास करता है।
| क्र.सं. | विवरण | बिल/ दस्तावेज जमा करने का तय समय | समय, ज़रूरी दस्तावेज जमा करने पर निर्भर करता है |
| 1 | स्कॉलरशिप, पासपोर्ट, वीज़ा, इंटर्नशिप, ट्रैवल पास, कोर्स स्पेशलाइज़ेशन वगैरह जैसे सभी कामों के लिए छात्रों को वास्तविक सर्टिफिकेट देना। | तीन कार्य दिवसों के भीतर | |
| 2 | शिक्षा सत्यापन प्रमाणपत्र जारी करना | सात कार्य दिवसों के भीतर | |
| 3 | एलटीसी अनुमोदन | यात्रा से कम से कम 21 दिन पहलेयात्रा से कम से कम 21 दिन पहले | तीन कार्य दिवसों के भीतर |
| 4 | छुट्टी के आवेदन की स्वीकृति | दो कार्य दिवसों के भीतर | |
| 5 | आधिकारिक यात्रा प्रतिपूर्ति | सरकारी यात्रा पूरी होने के एक महीने के अंदर | बिल मिलने के 15 कार्य दिवस के बाद, ज़रूरी दस्तावेज जमा करने होंगे |
| 6 | टेलीफोन प्रतिपूर्ति बिल | हर तिमाही के पूरा होने के बाद | बिल मिलने के 10 कार्य दिवस के बाद, ज़रूरी दस्तावेज जमा करने होंगे |
| 7 | मेडिकल ओपी प्रतिपूर्ति बिल | हर तिमाही के पूरा होने के बाद | बिल मिलने के 10 कार्य दिवस के बाद, ज़रूरी दस्तावेज जमा करने होंगे |
| 8 | एलटीसी अग्रिम | कम से कम 21 दिन पहले | मिलने के 5 कार्य दिवस के बाद निदेशक का अनुमोदन। |
| 9 | एलटीसी निपटान | भारत सरकार के मानदंडों के अनुसार | बिल मिलने के 10 कार्य दिवस के बाद, ज़रूरी दस्तावेज जमा करने होंगे |
| 10 | बच्चों की शिक्षा भत्ता | हर वित्तीय वर्ष के मार्च महीने में | हर वित्तीय वर्ष के अप्रैल महीने में |
1.3.5. पर्यवेक्षण और जवाबदेही का चैनल
संगठनात्मक चार्ट पर्यवेक्षण और जवाबदेही के चैनल को दर्शाता है। निदेशक संस्थान के प्रशासनिक और शैक्षणिक प्रमुख होते हैं। डीन (अकादमिक) शैक्षणिक विभाग का मार्गदर्शन करते हैं, जहां प्रत्येक कार्यक्रम का प्रबंधन उसके अध्यक्ष द्वारा किया जाता है, जो अपने विभागों के कर्मचारियों के काम का पर्यवेक्षण करते हैं और डीन (अकादमिक) के माध्यम से संस्थान के निदेशक को रिपोर्ट करते हैं। डीन (प्रशासन) स्थापना, लेखा अनुभाग, संपत्ति प्रबंधन और सामान्य प्रशासन का मार्गदर्शन करते हैं, जहां विभिन्न अनुभागों का प्रबंधन मुख्य प्रशासनिक अधिकारी/वित्त सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी/प्रशासनिक अधिकारी (जैसा भी मामला हो) द्वारा किया जाता है और डीन (प्रशासन) के माध्यम से निदेशक को रिपोर्ट करते हैं। विस्तृत जानकारी के लिए, कृपया संगठनात्मक चार्ट/संरचना देखें। [यहाँ क्लिक करें].